Un seul tableau de bord au lieu de cinq onglets ouverts dans une agence

Le client et son problème

Une agence marketing gérait ses ventes et ses clients sur plusieurs fronts en même temps : prospection sur LinkedIn, campagnes e-mail, positions de ses clients dans les moteurs de recherche, projets dans ClickUp et opportunités dans HubSpot. Chacun de ces outils faisait bien son travail. Le problème, c’est qu’aucun endroit ne les réunissait.

En pratique, l’équipe commençait sa journée en ouvrant cinq onglets et en passant de l’un à l’autre. Pour savoir où en était un client, il fallait consulter le CRM pour l’opportunité, ClickUp pour le projet, Search Console pour les résultats et un tableur pour vérifier s’il avait payé. Plusieurs heures par jour partaient dans ces changements de contexte.

Cela entraînait des pertes concrètes. Les rappels de suivi se perdaient dans les e-mails et les opportunités stagnaient, car personne ne disposait d’un endroit unique signalant qu’une semaine s’était écoulée depuis le dernier échange. Les finances étaient dans Excel : savoir combien un client avait versé et ce qu’il devait encore impliquait d’ouvrir le tableur et de faire confiance à sa dernière mise à jour. Il était également impossible de comparer le nombre de contacts apportés par LinkedIn à celui des autres canaux sans fouiller manuellement dans les rapports.

Nous avons envisagé des outils prêts à l’emploi pour rassembler des données de différentes sources, mais aucun ne gérait les comptes de l’agence avec ses clients. Budgets, paiements, retards et relevés par numéro de TVA relevaient d’une logique propre à cette entreprise ; or ces éléments devaient côtoyer les données de positionnement dans les moteurs de recherche. Un simple aperçu des données ne réglait donc rien.

Ce que nous avons fait

Nous avons créé Mission Control, un tableau de bord qui rassemble toutes ces sources dans une seule vue. L’application est développée avec Next.js 14 et TypeScript, les données sont stockées dans Supabase et chaque outil externe est connecté via sa propre interface.

HubSpot fournit les opportunités et les rappels, ClickUp l’état des projets, les échéances et les tâches, Google Search Console les positions des clients dans les moteurs de recherche, et l’outil de prospection LinkedIn les données de prise de contact avec de nouvelles personnes. Nous avons également intégré les automatisations e-mail et les portails où l’agence cherche des missions. Un seul écran montre ainsi ce qui se passe avec un client côté commercial, projet et résultats.

Nous avons créé un module financier à part, car il conditionnait l’utilité de l’ensemble. Il centralise les budgets clients, suit paiements et retards, établit des relevés par numéro de TVA, génère des factures et rappelle les échéances. La fiche du client indique donc non seulement l’avancement du projet, mais aussi si le client a payé.

La dernière couche est celle des alertes. Le tableau de bord rappelle automatiquement les suivis d’opportunités, signale les projets qui approchent de leur terme et informe l’équipe de nouveaux contacts LinkedIn. Au lieu de penser à consulter chaque outil, l’équipe reçoit un signal lorsqu’une action est nécessaire.

Le fonctionnement aujourd’hui

Le projet a duré trois semaines. La première a servi à examiner les méthodes de travail de l’équipe, cartographier les connexions entre outils et concevoir l’architecture du tableau de bord. La deuxième a été consacrée aux modules principaux — clients, finances, projets et automatisations — ainsi qu’à la synchronisation des données. La troisième a porté sur les alertes, les rapports commerciaux, les exports, les tests de connexion et la mise en production.

Aujourd’hui, l’équipe commence sa journée sur un seul écran. Les données des outils connectés sont actualisées en continu, sans saisie manuelle. Les rappels de suivi et les alertes de projet partent automatiquement. Les comptes sont calculés dans le tableau de bord, et non dans un tableur.

Résultats

Plus de cinq outils ont été réunis dans un seul tableau de bord. Cinq sources ou plus sont connectées, notamment HubSpot, ClickUp, Google Search Console et LinkedIn. Les données se synchronisent en continu : la vue d’ensemble est à jour sans intervention manuelle. Les rappels de suivi et les alertes de projet sont automatiques.

Ce que nous ferions autrement

Les limites de requêtes et les différences entre les formats de données des outils nous ont pris le plus de temps. Chaque outil a son propre rythme, ses restrictions et sa définition de l’état actuel. La prochaine fois, nous prévoirons dès le départ que certaines données seront actualisées moins souvent et l’indiquerons clairement dans l’interface, au lieu de promettre une vue en temps réel partout.

Deuxième point : le module financier a été développé en troisième, alors que c’est celui que l’équipe consulte le plus. La prochaine fois, nous commencerons par lui. Enfin, la première version des alertes envoyait trop de rappels ; les utilisateurs ont commencé à les ignorer, ce qui est pire que l’absence d’alertes.