Les importations depuis la Chine sur une carte, avec les documents douaniers

Le client et son problème

Une entreprise logistique qui importe des marchandises de Chine. À tout moment, plusieurs dizaines d’importations sont en cours, chacune avec un fournisseur, un transporteur et un dossier documentaire différents. Le transport dure plusieurs semaines ; une erreur de planification ne se révèle donc qu’un mois plus tard, lorsqu’il est trop tard pour la corriger.

Les informations étaient dispersées à plusieurs endroits. Les commandes se trouvaient dans des tableurs, les échanges avec les fournisseurs dans les e-mails, les statuts d’expédition chez les transporteurs et les documents douaniers dans des dossiers. Pour savoir où se trouvait réellement un conteneur, il fallait ouvrir trois ou quatre systèmes de transporteurs et y coller manuellement les numéros de suivi. Répété chaque jour pour des dizaines d’importations, cela occupait la moitié du temps de travail d’une personne.

Cela provoquait des problèmes concrets. Les documents douaniers manquants n’étaient découverts qu’au dédouanement, alors que chaque jour d’immobilisation a un coût. Impossible de prévoir la date d’arrivée d’une commande à l’entrepôt : planifier les stocks et les promotions revenait à deviner. Les échanges avec plus de dix fournisseurs chinois se faisaient par e-mail, sans mécanisme signalant un retard de production avant qu’il ne devienne un problème.

Les systèmes de transit prêts à l’emploi ont été écartés pour une raison : l’entreprise utilise Subiekt GT, sa source de vérité pour les stocks. Un outil capable de suivre les conteneurs mais incapable de mettre à jour le stock dans Subiekt après le dédouanement n’aurait fait que déplacer la saisie manuelle. Nous avons donc construit un tableau de bord conçu dès le départ pour communiquer avec ce système.

Ce que nous avons fait

Nous avons développé Logistics Hub avec Next.js 14 et TypeScript, et stocké les données dans Supabase. La solution comprend quatre parties.

La première est un tableau de bord opérationnel avec les indicateurs essentiels : importations en cours, alertes, documents manquants et durée moyenne de livraison. Il est complété par le registre de toutes les commandes, fournisseurs, statuts, montants et documents, auparavant dispersés dans les tableurs.

La deuxième est la carte des transports. Nous nous sommes connectés aux interfaces des transporteurs maritimes pour récupérer la position des conteneurs et avons créé la carte avec Leaflet. Elle montre les itinéraires de la Chine vers la Pologne et l’heure d’arrivée estimée de chaque expédition. Un seul écran remplace la connexion à quatre systèmes.

La troisième partie concerne les documents douaniers. Factures, certificats et déclarations sont associés à l’importation correspondante. Le système vérifie ce qui manque et envoie une alerte avant la date du dédouanement, pas pendant.

La quatrième est l’intégration à Subiekt GT. Après le dédouanement, les stocks sont mis à jour automatiquement et les données sont transmises à la comptabilité. L’entrepôt et les importations s’appuient ainsi sur les mêmes informations.

Le fonctionnement aujourd’hui

La solution a été développée en dix jours. Les deux premiers ont servi à cartographier le processus d’importation, les fournisseurs et les transporteurs, puis à concevoir le tableau de bord et la carte. Les cinq suivants ont été consacrés au tableau de bord opérationnel, au registre des commandes, aux connexions avec les transporteurs, à la carte et au module documentaire. Les trois derniers ont servi à intégrer Subiekt GT, créer les alertes, tester le système sur de vraies importations et former l’équipe.

Aujourd’hui, l’équipe commence sa journée par la carte et la liste des alertes. La position des conteneurs est actualisée automatiquement, sans recherche manuelle des numéros. Les documents manquants pour le dédouanement sont repérés à l’avance. Après le dédouanement, les stocks sont enregistrés dans Subiekt sans ressaisie.

Résultats

Le suivi des transports maritimes est à jour et visible sur une carte unique. Les commandes de plus de dix fournisseurs chinois sont gérées au même endroit. Les alertes concernant les documents manquants et les retards sont automatiques. Les données sont synchronisées avec Subiekt GT, de sorte que les stocks reflètent ce qui est réellement arrivé.

Ce que nous ferions autrement

Le point faible s’est révélé être les données des transporteurs. Elles arrivent parfois en retard, sont incomplètes ou diffèrent selon les sources pour un même conteneur. Nous avons construit la carte avant de définir la conduite à tenir en cas de désaccord entre les sources : c’était le mauvais ordre. La prochaine fois, nous fixerons d’abord une règle de priorité et indiquerons clairement quand une position est estimée plutôt que confirmée.

Deuxième point : l’intégration à Subiekt GT a été ajoutée à la fin, alors qu’elle déterminait l’utilité réelle du tableau de bord. Elle aurait dû être la première étape. Enfin, nous avons réglé les délais des alertes documentaires au jugé ; seule l’expérience nous a montré combien de jours avant le dédouanement il fallait prévenir l’équipe.