Un tableau de bord qui gère les comptes des techniciens à la place d’Excel

Le client et son problème

Une entreprise de maintenance spécialisée dans les réparations et les mesures électriques. Plusieurs dizaines d’interventions par jour, plus de dix techniciens sur le terrain, chacun avec son itinéraire, ses missions et ses frais. Le travail se fait dans la voiture et chez le client, pas au bureau.

Toute l’administration reposait sur Excel, des notes et des e-mails. La situation était particulièrement difficile pour les comptes. Le technicien reçoit une partie des paiements en espèces ; le client en règle une autre par virement. En chemin, le technicien fait le plein, paie le stationnement et achète du matériel. À la fin, quelqu’un au bureau devait tout additionner manuellement pour chaque technicien et calculer son solde. Cela prenait plusieurs heures par semaine et les erreurs étaient fréquentes. Elles entraînaient des désaccords sur les montants ; se disputer au sujet de l’argent avec une personne qui part chez un client le lendemain est le pire genre de problème opérationnel.

Le propriétaire n’avait pas de vue à jour sur l’activité. Il ignorait combien était entré en espèces ou par virement, combien d’interventions étaient terminées et combien restaient en attente. Les frais opérationnels — carburant, stationnement et matériel — n’étaient pas suivis systématiquement ; la marge par intervention restait donc une estimation. Des documents se perdaient en route : factures, procès-verbaux et relevés de mesure manquaient, et l’on s’en rendait compte seulement lorsque quelqu’un en avait besoin.

Nous avons étudié des systèmes de gestion des interventions sur le terrain. Ils suivent bien la mission — qui a fait quoi, où et quand — mais aucun ne gérait le solde d’espèces entre l’entreprise et chaque technicien, avec les frais de carburant et de stationnement à sa charge. C’était justement cette partie qui prenait du temps et créait des conflits. Nous avons donc construit notre propre système.

Ce que nous avons fait

Nous avons créé un tableau de bord à deux niveaux. Il repose sur Next.js 14 et TypeScript, les données sont stockées dans Supabase, l’interface utilise Tailwind CSS et l’ensemble est hébergé sur Vercel. Une pile technique simple, car le problème concernait la logique comptable, pas la technologie.

Le premier niveau est la vue du propriétaire. Elle montre les revenus du jour, répartis entre espèces et virements, le nombre d’interventions, leur liste avec les priorités et les alertes de documents manquants. Un seul écran répond à la question : comment va l’entreprise aujourd’hui ?

Le deuxième niveau est l’espace du technicien. Chacun dispose de son panneau, avec les interventions du jour, les adresses et les montants. Il indique le mode de paiement, ajoute les frais de carburant et de stationnement et consulte le solde cumulé avec l’entreprise. Ce point est essentiel : le chiffre est unique et visible à la fois par le technicien et le bureau, donc il n’y a rien à contester.

La logique comptable calcule les soldes automatiquement, suit l’état des interventions et signale les factures ou documents manquants. Nous avons aussi ajouté l’export CSV, des rapports mensuels et des relevés pour la comptabilité, afin que la clôture du mois ne nécessite pas de tout ressaisir.

Le fonctionnement aujourd’hui

La mise en place a duré deux semaines. Les trois premiers jours ont servi à analyser le processus et concevoir les deux espaces. La semaine suivante a été consacrée au développement, à la logique comptable et aux alertes. Les quatre derniers jours ont servi à tester le système sur des données réelles, transférer les informations d’Excel et former l’équipe.

Aujourd’hui, le technicien clôt une intervention sur son téléphone en indiquant le paiement et les frais ; le solde est recalculé immédiatement. Le propriétaire voit en temps réel les revenus du jour et les documents manquants. Les relevés destinés à la comptabilité sortent du tableau de bord, pas d’un tableur.

Résultats

Les comptes sont entièrement automatisés, sans saisie manuelle dans Excel. Plus de dix techniciens disposent de leur propre espace de suivi. L’état des interventions et les revenus sont visibles en temps réel. Les alertes de documents et factures manquants sont envoyées automatiquement.

Ce que nous ferions autrement

Nous avons commencé trop tard le transfert des données Excel. Les tableurs que l’entreprise remplissait depuis des années contenaient leurs propres abréviations, annotations et exceptions ; les démêler a pris plus de temps que le développement de certains modules. La prochaine fois, nous commencerons par examiner ces données.

Deuxième point : nous avons d’abord conçu l’espace du technicien pour un navigateur sur ordinateur, alors qu’il est principalement utilisé sur un téléphone, dans une voiture, souvent à la hâte. Le petit écran aurait dû être notre point de départ. Enfin, remarque moins technique : pour un outil qui calcule l’argent dû à chacun, il faut parler aux techniciens dès le premier jour, pas seulement au propriétaire.