Jeden panel zamiast pięciu otwartych zakładek w agencji

Kto to był i co go bolało

Agencja marketingowa prowadząca sprzedaż i obsługę klientów na kilku frontach naraz. Kontakt przez LinkedIn, kampanie mailowe, pozycje klientów w wyszukiwarce, projekty w ClickUp, deale w HubSpot. Każde z tych narzędzi robiło swoją robotę dobrze. Problem był w tym, że nie istniało miejsce, w którym widać je razem.

W praktyce wyglądało to tak, że zespół zaczynał dzień od otwarcia pięciu zakładek i przeklikiwania się między nimi. Ustalenie, na czym stoi jeden klient, wymagało zajrzenia do CRM po status deala, do ClickUp po status projektu, do Search Console po wyniki i do arkusza po to, czy zapłacił. Godziny dziennie schodziły na samo przełączanie kontekstu.

Z tego brały się konkretne straty. Przypomnienia o kontakcie gubiły się między mailami i deale stały bez ruchu, bo nikt nie miał jednego miejsca, które krzyknie, że minął tydzień od ostatniej rozmowy. Finanse siedziały w Excelu, więc pytanie o to, ile klient wpłacił i ile zalega, wymagało otwarcia arkusza i zaufania, że ktoś go ostatnio uzupełnił. Nie dało się też odpowiedzieć, ile kontaktów przyniósł LinkedIn w porównaniu z innymi kanałami, bez ręcznego grzebania w raportach.

Rozważaliśmy gotowe narzędzia do zbierania danych z wielu źródeł, ale odpadły na jednym punkcie: żadne z nich nie liczyło rozliczeń agencji z klientami. Budżety, wpłaty, zaległości i zestawienia po numerach NIP to logika specyficzna dla tej firmy, a właśnie ona miała stać obok danych o pozycjach w wyszukiwarce. Podpięcie samego podglądu danych nie rozwiązywało niczego.

Co zrobiliśmy

Zbudowaliśmy Mission Control, czyli panel, w którym te wszystkie źródła spotykają się w jednym widoku. Całość napisaliśmy w Next.js 14 na TypeScripcie, dane trzymamy w Supabase, a każde zewnętrzne narzędzie podpięliśmy przez jego własny interfejs.

Z HubSpota wciągamy deale i przypomnienia, z ClickUp status projektów, terminy i zadania, z Google Search Console pozycje klientów w wyszukiwarce, a z części odpowiadającej za kontakt na LinkedIn dane o docieraniu do nowych osób. Do tego doszły automatyzacje mailowe i portale, na których agencja szuka zleceń. Efekt jest taki, że jeden ekran pokazuje, co dzieje się z klientem w sprzedaży, w projekcie i w wynikach.

Osobno powstał moduł finansowy, bo to on decydował o sensie całości. Trzyma budżety klientów, śledzi wpłaty i zaległości, prowadzi zestawienia po numerach NIP, generuje faktury i przypomina o płatnościach. Dzięki temu przy nazwie klienta widać nie tylko, na czym stoi projekt, ale też czy ten klient w ogóle zapłacił.

Ostatnia warstwa to alerty. Panel sam przypomina o kontakcie w dealach, sygnalizuje kończące się projekty i daje znać o nowych osobach z LinkedIn. Zamiast pamiętać, żeby zajrzeć, dostaje się sygnał, kiedy trzeba coś zrobić.

Jak to działa dzisiaj

Projekt zajął trzy tygodnie. Pierwszy poszedł na przejrzenie sposobu pracy zespołu, rozrysowanie połączeń z narzędziami i architekturę panelu. Drugi to budowa głównych modułów, czyli klientów, finansów, projektów i automatyzacji, razem z synchronizacją danych. Trzeci to alerty, raporty sprzedażowe, eksporty, testy połączeń i wdrożenie.

Dzisiaj zespół zaczyna dzień od jednego ekranu. Dane z podpiętych narzędzi odświeżają się na bieżąco, więc widok nie wymaga ręcznego uzupełniania. Przypomnienia o kontakcie i alerty o projektach lecą same. Rozliczenia liczą się w panelu, a nie w arkuszu.

Co z tego wyszło

Ponad pięć narzędzi zeszło do jednego panelu. Podpiętych źródeł jest pięć i więcej, w tym HubSpot, ClickUp, Google Search Console i LinkedIn. Dane synchronizują się na bieżąco, więc przegląd działań jest aktualny bez ręcznej pracy. Przypomnienia o kontakcie i alerty o projektach są automatyczne.

Co zrobilibyśmy inaczej

Najwięcej czasu zjadły nam limity zapytań i różnice w tym, jak poszczególne narzędzia oddają dane. Każde z nich ma własne tempo, własne ograniczenia i własny pomysł na to, co znaczy aktualny stan. Następnym razem od początku zakładamy, że część danych będzie odświeżana rzadziej, i mówimy o tym wprost w interfejsie, zamiast obiecywać wszędzie widok na żywo. Druga rzecz to moduł finansowy. Wszedł jako trzeci krok, a okazał się tym, po który zespół sięga najczęściej, więc następnym razem robimy go pierwszy. Trzecia uwaga dotyczy alertów: pierwsza wersja przypominała za często i ludzie zaczęli je ignorować, co jest gorsze niż brak alertów.