Import z Chin na jednej mapie, razem z dokumentami celnymi

Kto to był i co go bolało

Firma logistyczna sprowadzająca towar z Chin. W dowolnym momencie w drodze jest u niej kilkadziesiąt aktywnych importów, każdy z innym dostawcą, innym przewoźnikiem i innym kompletem dokumentów. Towar płynie tygodniami, więc każda pomyłka w planowaniu odbija się dopiero za miesiąc, kiedy jest już za późno, żeby cokolwiek naprawić.

Dane o tym wszystkim leżały w kilku miejscach naraz. Zamówienia w arkuszach, ustalenia z dostawcami w mailach, statusy przesyłek u przewoźników, dokumenty celne w folderach. Sprawdzenie, gdzie fizycznie jest jeden kontener, oznaczało zalogowanie się do trzech albo czterech systemów przewoźników i ręczne wklejanie numerów przesyłek. Robione raz dziennie dla kilkudziesięciu importów zjadało pół etatu.

Z tego brały się konkretne wpadki. Brakujące dokumenty celne wychodziły na jaw dopiero przy odprawie, a wtedy każdy dzień postoju kosztuje. Nie dało się powiedzieć, kiedy zamówienie dotrze do magazynu, więc planowanie stanów i promocji było zgadywaniem. Kontakt z ponad dziesięcioma dostawcami z Chin szedł mailem, bez żadnego mechanizmu, który zasygnalizuje opóźnienie w produkcji, zanim zrobi się z niego problem.

Gotowe systemy spedycyjne odpadły z jednego powodu: firma pracuje na Subiekcie GT i to on jest źródłem prawdy o magazynie. Narzędzie, które śledzi kontenery, ale nie umie odłożyć stanu do Subiekta po odprawie, przenosiłoby tylko ręczne przepisywanie danych w inne miejsce. Dlatego zbudowaliśmy panel, który od początku miał się z tym systemem dogadywać.

Co zrobiliśmy

Postawiliśmy Logistics Hub na Next.js 14 z TypeScriptem, z danymi w Supabase. Składa się z czterech części.

Pierwsza to panel operacyjny z kluczowymi liczbami: aktywne importy, alerty, brakujące dokumenty i średni czas dostawy. Obok niego stoi rejestr wszystkich zamówień, z dostawcą, statusem, kwotami i dokumentacją, czyli to, co wcześniej było rozsypane po arkuszach.

Druga to mapa transportów. Wpięliśmy się w interfejsy przewoźników morskich i zaciągamy położenie kontenerów, a mapę zbudowaliśmy na Leaflecie. Widać na niej trasy z Chin do Polski i przewidywany czas dotarcia każdej przesyłki. Zamiast logowania się do czterech systemów jest jeden ekran.

Trzecia to dokumenty celne. Faktury, certyfikaty i deklaracje trzymamy przy konkretnym imporcie, a system sam sprawdza, czego brakuje, i alarmuje przed datą odprawy, a nie w jej trakcie.

Czwarta to połączenie z Subiektem GT. Po odprawie stany magazynowe aktualizują się automatycznie, a dane idą dalej do księgowości. Dzięki temu magazyn i importy mówią jednym głosem.

Jak to działa dzisiaj

Całość powstała w dziesięć dni. Dwa pierwsze poszły na rozrysowanie procesu importu, zmapowanie dostawców i przewoźników oraz zaprojektowanie panelu i mapy. Kolejnych pięć to budowa panelu operacyjnego, rejestru zamówień, połączeń z przewoźnikami, mapy i modułu dokumentów. Ostatnie trzy to podłączenie Subiekta GT, alerty, testy na prawdziwych importach i szkolenie zespołu.

Dzisiaj zespół zaczyna dzień od mapy i listy alertów. Położenie kontenerów odświeża się samo, a nie po ręcznym sprawdzeniu numerów. Brak dokumentu do odprawy wychodzi na jaw z wyprzedzeniem. Po odprawie stan trafia do Subiekta bez przepisywania.

Co z tego wyszło

Śledzenie transportów morskich działa na bieżąco, na jednej mapie. Zamówieniami od ponad dziesięciu dostawców z Chin zarządza się z jednego miejsca. Alerty o brakujących dokumentach i opóźnieniach wychodzą automatycznie. Dane synchronizują się z Subiektem GT, więc magazyn jest zgodny z tym, co faktycznie przypłynęło.

Co zrobilibyśmy inaczej

Najsłabszym punktem okazały się dane od przewoźników. Bywają spóźnione, niepełne, a czasem po prostu inne w dwóch źródłach dla tego samego kontenera. Zbudowaliśmy mapę, zanim ustaliliśmy, co robimy, kiedy źródła się nie zgadzają, i to była zła kolejność. Następnym razem najpierw ustalamy zasadę pierwszeństwa i pokazujemy wprost, kiedy pozycja jest szacowana, a nie potwierdzona. Druga rzecz to Subiekt GT. Połączenie z nim weszło na końcu, a to ono decydowało, czy panel jest naprawdę użyteczny, więc powinno być pierwszym krokiem, a nie ostatnim. Trzecia uwaga dotyczy alertów o dokumentach: progi czasowe ustawiliśmy na wyczucie i dopiero praktyka pokazała, ile dni przed odprawą warto krzyczeć.