Panel, który rozlicza serwisantów zamiast arkusza w Excelu

Kto to był i co go bolało

Firma serwisowa zajmująca się naprawami i pomiarami elektrycznymi. Kilkadziesiąt zleceń dziennie, ponad dziesięciu techników w terenie, każdy z własną trasą, własnymi zleceniami i własnymi kosztami. Robota, w której właściwa praca dzieje się w samochodzie i u klienta, a nie przy biurku.

Cała administracja stała na Excelu, notatkach i mailach. Najgorzej wyglądały rozliczenia. Serwisant przyjmuje część należności gotówką, część klient płaci przelewem, po drodze tankuje, płaci za parking i kupuje materiały. Na koniec ktoś w biurze musiał to wszystko ręcznie zsumować dla każdego technika osobno i wyprowadzić saldo. Schodziło na to kilka godzin tygodniowo, a błędy zdarzały się regularnie. Z błędów robiły się spory o kwoty, a spór o pieniądze z człowiekiem, który jutro jedzie do klienta, to najgorszy rodzaj problemu operacyjnego.

Właściciel nie miał bieżącego obrazu firmy. Nie wiedział, ile weszło dziś gotówką, ile przelewem, ile zleceń jest zamkniętych, a ile wisi. Koszty operacyjne, czyli paliwo, parkingi i materiały, nie były systematycznie pilnowane, więc marża na pojedynczym zleceniu pozostawała domysłem. Dokumenty gubiły się po drodze: brakowało faktur, protokołów i pomiarów, a orientowano się w tym dopiero wtedy, gdy ktoś ich potrzebował.

Patrzyliśmy na gotowe systemy do obsługi zleceń w terenie i one dobrze prowadzą samo zlecenie: kto, gdzie, kiedy, co zrobił. Żaden z nich nie prowadził jednak salda gotówkowego między firmą a konkretnym serwisantem, z kosztami paliwa i parkingu po jego stronie. A to właśnie ta część zjadała czas i generowała konflikty. Dlatego zbudowaliśmy własne.

Co zrobiliśmy

Zbudowaliśmy panel na dwóch poziomach. Postawiliśmy go na Next.js 14 z TypeScriptem, dane trzymamy w Supabase, wygląd stoi na Tailwind CSS, całość hostuje Vercel. Prosty stos, bo problem był w logice rozliczeń, a nie w technologii.

Pierwszy poziom to widok właściciela. Pokazuje przychody dnia z podziałem na gotówkę i przelewy, liczbę zleceń, listę wszystkich zleceń z priorytetami oraz alerty o brakujących dokumentach. Jeden ekran odpowiada na pytanie, jak wygląda dzisiaj firma.

Drugi poziom to panel serwisanta. Każdy technik ma swój, widzi w nim zlecenia na dziś z adresami i kwotami, oznacza sposób zapłaty, dopisuje koszty paliwa i parkingu i widzi swoje narastające saldo z firmą. To ostatnie jest kluczowe: cyfra jest jedna, widzi ją i technik, i biuro, więc nie ma o co się spierać.

Pod tym siedzi logika rozliczeń, która liczy salda automatycznie, pilnuje statusów zleceń i wysyła alerty, kiedy brakuje faktury albo dokumentu. Do tego doszedł eksport do CSV, raporty miesięczne i zestawienia dla księgowości, żeby zamknięcie miesiąca nie oznaczało ponownego przepisywania wszystkiego.

Jak to działa dzisiaj

Wdrożenie zajęło dwa tygodnie. Trzy pierwsze dni poszły na rozłożenie procesu na czynniki pierwsze i zaprojektowanie obu paneli. Kolejny tydzień to budowa, logika rozliczeń i alerty. Ostatnie cztery dni to testy na prawdziwych danych, przeniesienie tego, co było w Excelu, i szkolenie zespołu.

Dzisiaj serwisant zamyka zlecenie w telefonie razem z płatnością i kosztami, a saldo przelicza się od razu. Właściciel widzi na bieżąco, ile firma zarobiła dziś i czego brakuje w dokumentach. Zestawienia dla księgowości wychodzą z panelu, a nie z arkusza.

Co z tego wyszło

Rozliczenia liczą się w całości automatycznie, bez ręcznego Excela. Ponad dziesięciu serwisantów ma własne panele rozliczeniowe. Status zleceń i przychody widać na bieżąco. Alerty o brakujących dokumentach i fakturach wychodzą same.

Co zrobilibyśmy inaczej

Za późno zabraliśmy się za przeniesienie danych z Excela. Arkusze, które firma prowadziła latami, miały własne skróty, dopiski i wyjątki, a rozplątanie tego zajęło więcej niż budowa niejednego modułu. Następnym razem zaczynamy od przejrzenia tych danych, a nie kończymy na tym. Druga rzecz to panel serwisanta. Projektowaliśmy go najpierw pod przeglądarkę na komputerze, a używany jest głównie w telefonie, w samochodzie, często w pośpiechu, więc widok na małym ekranie powinien być punktem wyjścia. Trzecia uwaga jest mniej techniczna: przy narzędziu, które liczy komuś pieniądze, warto od pierwszego dnia rozmawiać z serwisantami, a nie tylko z właścicielem.