Trois automatisations qui évitent de perdre des opportunités commerciales dans une entreprise SaaS

Le client et ses difficultés

Le client est une entreprise SaaS B2B dont l’équipe commerciale grandissait rapidement. Les habitudes qui fonctionnaient avec trois commerciaux ne suffisaient plus. Trois problèmes, chacun coûteux, se posaient.

Premier problème : certaines opportunités commerciales devenaient inactives sans que personne ne s’en aperçoive. Après quelques jours sans activité sur un dossier, le commercial l’oubliait. Le client se désintéressait et choisissait une entreprise qui l’avait relancé. Deuxième problème : les nouveaux prospects arrivaient dans le système avec presque aucune information, seulement une adresse e-mail et le nom de l’entreprise. Avant chaque premier appel, le commercial devait rechercher manuellement l’activité de cette entreprise. Troisième problème : après chaque démonstration du produit, il fallait consacrer quinze à vingt minutes à rédiger les notes, et les objections les plus importantes du client finissaient malgré tout par se perdre.

La direction manquait également de visibilité sur les dossiers prometteurs et ceux qui stagnaient. Chaque commercial perdait ainsi cinq à sept heures par semaine dans des tâches qui ne devraient pas être manuelles. La condition du client était claire : résoudre ces problèmes sans agrandir l’équipe.

Ce que nous avons mis en place

Nous avons conçu un ensemble de trois automatisations dans n8n, toutes connectées à HubSpot pour conserver une source unique de données.

La première examine chaque jour les opportunités ouvertes et vérifie la date de leur dernière activité : e-mail, appel ou tâche. Après trois jours sans activité, elle crée automatiquement une tâche de relance pour le responsable du dossier. C’est simple, mais cela résout le plus coûteux des trois problèmes.

La deuxième se déclenche à l’arrivée d’un nouveau prospect. Un événement HubSpot lance l’automatisation, qui récupère des informations publiques sur l’entreprise. Google Gemini en déduit le secteur, la taille, les technologies utilisées et les réseaux sociaux. Le profil enrichi est renvoyé dans HubSpot avant même que le commercial ouvre la fiche du contact.

La troisième est un assistant de réunion. Il rejoint les visioconférences planifiées dans le calendrier, les enregistre et transcrit leur contenu, puis prépare un résumé des problèmes évoqués par le client et des prochaines étapes. Le résumé est envoyé au commercial par e-mail et ajouté au système sous forme de note.

Fonctionnement actuel

Le matin, le commercial trouve dans sa liste de tâches des rappels concernant des opportunités qu’il n’aurait peut-être pas remarquées. Les nouveaux prospects sont déjà enrichis lorsqu’il ouvre leur fiche. Après une réunion, il reçoit un résumé prêt à l’emploi et peut passer directement à son prochain échange. Les trois automatisations enregistrent les données au même endroit : l’équipe reste sur un seul système au lieu d’en utiliser trois distincts.

Le projet a duré dix jours. Deux jours ont servi à cartographier les processus et concevoir les workflows. Les trois suivants ont été consacrés à la surveillance des opportunités et à l’enrichissement des prospects. L’assistant de réunion, la partie la plus complexe, a pris trois jours. Les deux derniers ont servi à tout relier à HubSpot, tester le système et former l’équipe.

Résultats

Le client dispose de trois automatisations opérationnelles : le suivi de l’activité des opportunités, l’enrichissement des prospects par Google Gemini et la recherche sur le web, ainsi qu’un assistant qui enregistre les réunions. Les tâches de relance sont créées automatiquement. Toutes les réunions donnent lieu à des notes, avec transcription et résumé, et pas seulement celles pour lesquelles un commercial avait le temps d’écrire.

L’équipe n’a pas grandi et les tâches routinières ont disparu de son calendrier.

Ce que nous ferions autrement

Réunir trois automatisations dans un seul déploiement représentait un périmètre trop large. Les deux premières ont été prêtes et testées rapidement, tandis que l’assistant de réunion a prolongé le projet : obtenir une transcription de qualité et rejoindre les appels de façon fiable prend du temps. La prochaine fois, nous diviserons le travail en deux étapes pour livrer plus tôt une première valeur au client.

Nous avons aussi traité trop légèrement la question du consentement à l’enregistrement. L’assistant rejoint des réunions avec des personnes extérieures ; les modalités d’information concernant l’enregistrement doivent être convenues avec le client dès le départ, et non au moment des tests. Enfin, le modèle enrichissait parfois les fiches avec des données plausibles, mais non confirmées par la source. Nous avons ajouté un indicateur de confiance et la possibilité de laisser un champ vide plutôt que de deviner. Cette règle aurait dû faire partie du projet dès le premier jour.