Une offre sous forme de lien qui indique au commercial si le client l’a consultée

Le client et ses difficultés

Nous avons d’abord créé ce système pour notre propre usage, et c’est selon nous son principal atout. Avant de proposer un outil à quelqu’un, nous voulons savoir comment il s’utilise au quotidien pendant plusieurs mois, et pas seulement à quoi il ressemble en démonstration.

Le problème était le nôtre, simple et courant. Nous envoyions les offres en PDF en pièce jointe et, à partir de là, nous ne savions plus rien. Le client l’avait-il ouverte ? L’avait-il lue en entier, ou avait-il seulement regardé la première page avant de fermer le document ? L’avait-il transmise à quelqu’un d’autre ?

En pratique, la relance se faisait à l’aveugle. On écrivait au bout de trois jours par habitude, sans savoir si le destinataire était engagé. Parfois, on relançait quelqu’un qui n’avait même pas ouvert la pièce jointe ; d’autres fois, on abandonnait un contact qui avait consulté l’offre trois fois dans la semaine. Dans les deux cas, cela avait un coût.

Il existe des outils de diffusion d’offres avec un bon suivi, mais nous les avons écartés pour deux raisons. D’abord, leur tarification par utilisateur aurait obligé toute l’équipe à payer chaque mois pour une fonction dont nous avions besoin à un seul endroit. Ensuite, nous voulions que l’information de consultation apparaisse comme une note liée à la bonne entreprise dans HubSpot, et non dans un tableau de bord séparé qu’il faut penser à consulter. Notre propre version a été créée en une journée et ne coûte rien à maintenir.

Ce que nous avons mis en place

L’offre n’est plus un fichier, mais une page web. Chacune possède sa propre adresse aléatoire, non indexée. Le client clique sur le lien reçu par e-mail et consulte l’offre dans son navigateur, sur téléphone ou ordinateur, sans rien télécharger.

Le suivi fonctionne en arrière-plan. Nous enregistrons les consultations, le temps passé sur l’offre et la profondeur de défilement : il est essentiel de distinguer un coup d’œil à l’introduction d’une lecture jusqu’aux tarifs.

Le troisième élément est l’intégration à HubSpot. Lorsqu’une offre est consultée, une note apparaît dans la fiche correspondante du CRM, avec l’identité du visiteur, la date et l’appareil utilisé. Le commercial reçoit donc l’information là où il travaille déjà, sans avoir à consulter un autre outil.

Le quatrième élément concerne la confidentialité et l’expiration. Les liens, aléatoires et non indexés, ne peuvent être ni trouvés par un moteur de recherche ni devinés. Chaque offre possède une date d’expiration ; une fois celle-ci dépassée, son contenu est remplacé par un avis indiquant qu’elle n’est plus valable. Le tarif de l’an dernier ne circule donc pas indéfiniment.

Sur le plan technique, l’application repose sur Next.js 15 et App Router. Les données sont stockées dans Supabase sur PostgreSQL, avec des règles d’accès au niveau des lignes. Vercel assure l’hébergement et la couche périphérique, et l’échange avec le CRM utilise l’API HubSpot, version trois.

Fonctionnement actuel

La première version fonctionnelle a été créée en une journée. L’offre est préparée sous forme de page, un lien est généré puis envoyé par e-mail à la place d’une pièce jointe. Ensuite, le système fonctionne sans intervention.

Le commercial voit si l’offre a été consultée, combien de temps le client y a passé et jusqu’où il a fait défiler la page. La note est ajoutée automatiquement au CRM, donnant un point de départ concret à la relance. À la date d’expiration, le lien ne donne plus accès au contenu.

Résultats

Le système entier a été créé en moins d’une journée. Le suivi des offres est entièrement automatique et personne n’a à enregistrer les consultations manuellement. Les coûts d’infrastructure sont de zéro PLN : tout tient dans les offres gratuites des services utilisés. Les informations de consultation sont transmises à HubSpot en temps réel.

Ce que nous ferions autrement

Au début, nous avons trop regardé les chiffres et pas assez réfléchi au moment où le commercial devait les voir. Le temps passé sur une offre ne sert pas à grand-chose si personne ne consulte le tableau de bord. C’est la note dans le CRM qui a réellement changé la façon de travailler ; nous aurions dû commencer par là.

La profondeur de défilement peut aussi être trompeuse : un client peut parcourir toute la page en dix secondes sans rien lire. La prochaine fois, nous associerons immédiatement ce signal au temps passé, au lieu de l’afficher isolément. Enfin, puisque l’outil stocke les offres des clients, les règles d’expiration et de suppression des données devraient être définies dès le début, plutôt qu’ajoutées plus tard.