Les factures arrivent seules de l’e-mail dans des dossiers Drive mensuels

Le client et son problème

Un cabinet comptable de Wrocław. Les factures fournisseurs arrivent dans une boîte mail sous forme de pièces jointes PDF. Rien d’inhabituel : c’est le fonctionnement de la plupart des entreprises. Les difficultés commencent avec le volume et la régularité du classement.

Il fallait ouvrir chaque facture, télécharger la pièce jointe, donner au fichier un nom compréhensible et le placer dans le dossier du bon mois. Avec le volume reçu, cela prenait plusieurs heures par mois, pour un travail qui ne faisait que déplacer des fichiers. Il y avait aussi le risque que chacun nomme les documents à sa façon ou les range au mauvais endroit. Retrouver une facture datant de six mois pouvait alors prendre un quart d’heure à parcourir les dossiers au hasard.

Deuxième problème : il n’existait aucune base de données. Les informations étaient uniquement dans les PDF : numéro de facture, montant, fournisseur, date d’émission et échéance. Pour savoir combien avait été payé à un fournisseur donné en mars, il fallait ouvrir les fichiers un par un. Impossible de filtrer, d’additionner les données ou de vérifier s’il en manquait.

Ce que nous avons fait

Nous avons créé une automatisation qui suit tout le parcours sans intervention humaine. Toutes les 15 minutes, elle se connecte à la boîte via l’interface Gmail et recherche les nouveaux messages contenant des factures de fournisseurs connus. Lorsqu’un message correspond, la pièce jointe est transmise pour analyse.

Nous avons confié la lecture des factures à un modèle de langage. Il extrait le numéro du document, le montant, le fournisseur, la date d’émission et l’échéance. C’était un choix délibéré, pas un raccourci : chaque fournisseur présente ses factures différemment, et des règles rigides fondées sur l’emplacement du montant échouent au premier changement de modèle. Le modèle sait reconnaître le même numéro qu’il soit en haut de page ou tout en bas.

Les données extraites déterminent la suite du classement. Le PDF est déposé dans Google Drive dans le dossier du mois correspondant. Son nom réunit la date et le numéro de facture : la liste du dossier se classe chronologiquement et se consulte sans ouvrir les fichiers. Toutes les données sont aussi enregistrées dans Supabase pour pouvoir les filtrer, les additionner et produire des rapports. L’ensemble est orchestré avec Node.js ; l’accès à Gmail et Drive passe par les interfaces officielles de Google, avec des autorisations limitées au strict nécessaire.

Le fonctionnement aujourd’hui

La mise en place a pris deux jours. Deux heures ont servi à décrire le circuit des factures et les besoins réels du cabinet. Une journée a été consacrée aux connexions à la boîte mail et à Drive ainsi qu’au réglage des autorisations. Six heures ont servi à extraire les données et à les enregistrer dans la base. Les deux dernières heures ont été consacrées aux tests sur de vraies factures du client, et non sur des exemples.

Aujourd’hui, le processus tourne en arrière-plan sans surveillance. Une facture arrive par e-mail ; en moins d’un quart d’heure, elle est dans Drive sous la bonne date et le bon numéro, et ses données figurent dans la base. Les dossiers des mois suivants sont créés automatiquement. Personne ne télécharge les pièces jointes à la main ni ne cherche comment nommer le fichier.

Résultats

Le téléchargement et le classement manuels des factures ont disparu de la liste des tâches. Pour retrouver un document, il suffit désormais d’interroger la base au lieu de parcourir les dossiers. Les données des factures peuvent enfin être comparées et additionnées, puisqu’elles sont enregistrées dans une base et non uniquement dans des PDF. Nous n’avons pas mesuré la situation avant et après ; nous ne donnerons donc aucun pourcentage d’économie. Le résultat est simple et visible : le travail administratif répétitif ne prend plus le temps de personne.

Ce que nous ferions autrement

Le point de blocage n’était pas la technologie, mais la liste des fournisseurs. Reconnaître une facture grâce à son expéditeur est simple et rapide ; pourtant, si un fournisseur change son adresse d’envoi ou si un nouveau fournisseur apparaît, le document échappe à l’automatisation. La prochaine fois, nous ajouterons dès le premier jour une file de documents incertains à confirmer manuellement, au lieu de nous appuyer uniquement sur les expéditeurs connus.

Deuxième point : les scans et les factures sous forme d’image. Nous nous en sommes occupés plus tard qu’il aurait fallu, alors que ce sont les documents qui posent le plus de problèmes de lecture. Enfin, les autorisations sur la boîte mail et le Drive de l’entreprise doivent être réglées dès le premier rendez-vous : elles peuvent bloquer toute une journée de mise en place.