Faktury z maila same lądują na Dysku, w folderach na miesiące

Kto to był i co go bolało

Firma księgowa z Wrocławia. Faktury kosztowe od dostawców przychodzą na skrzynkę jako załączniki PDF. Nic nadzwyczajnego, tak działa większość firm. Problem zaczyna się przy skali i przy dyscyplinie.

Każdą fakturę trzeba było otworzyć, pobrać załącznik, nadać plikowi sensowną nazwę i wrzucić do folderu za właściwy miesiąc. Przy takim napływie dokumentów schodziło na to kilka godzin miesięcznie, a jest to praca, która nie wnosi nic poza przekładaniem plików z miejsca na miejsce. Do tego dochodzi ryzyko, że ktoś nazwie plik po swojemu albo wrzuci go nie tam, gdzie trzeba. Wtedy szukanie jednej faktury sprzed pół roku zajmuje kwadrans i kończy się przeglądaniem folderów na oślep.

Druga rzecz to brak jakiejkolwiek bazy. Dane siedziały wyłącznie w PDF-ach: numer faktury, kwota, kontrahent, data wystawienia, termin płatności. Żeby odpowiedzieć na pytanie, ile w marcu poszło do konkretnego dostawcy, trzeba było otwierać plik po pliku. Takiego zbioru nie da się ani przefiltrować, ani zsumować, ani sprawdzić, czy czegoś w nim nie brakuje.

Co zrobiliśmy

Zbudowaliśmy automat, który przechodzi całą tę ścieżkę bez człowieka. Co 15 minut łączymy się ze skrzynką przez interfejs Gmaila i sprawdzamy nowe wiadomości pod kątem faktur od znanych dostawców. Kiedy taka wiadomość się pojawi, załącznik idzie dalej do analizy.

Odczytywanie treści faktury oddaliśmy modelowi językowemu. Wyciąga numer dokumentu, kwotę, kontrahenta, datę wystawienia i termin płatności. To była świadoma decyzja, a nie pójście na łatwiznę: faktury różnią się układem u każdego dostawcy, a sztywne reguły oparte na tym, w którym miejscu strony leży kwota, sypią się przy pierwszej zmianie szablonu. Model radzi sobie z tym, że ten sam numer raz jest w nagłówku, a raz na dole.

Wyciągnięte dane sterują dalszym zapisem. PDF ląduje w Google Drive w folderze odpowiadającym miesiącowi, a nazwa pliku składa się z daty i numeru faktury, więc lista w folderze sama układa się chronologicznie i czyta się ją bez otwierania czegokolwiek. Równolegle komplet danych trafia do bazy w Supabase, dzięki czemu da się je filtrować, sumować i raportować. Całość spina Node.js, a dostęp do poczty i do dysku idzie przez oficjalne interfejsy Google, z uprawnieniami ograniczonymi do tego, co faktycznie potrzebne.

Jak to działa dzisiaj

Wdrożenie zajęło dwa dni. Dwie godziny poszły na rozpisanie, jak w tej firmie wygląda obieg faktur i czego naprawdę potrzebuje. Dzień na połączenie ze skrzynką i z dyskiem oraz na uporządkowanie uprawnień. Sześć godzin na wyciąganie danych z dokumentów i zapis do bazy. Ostatnie dwie godziny na testy, prowadzone na prawdziwych fakturach klienta, a nie na przykładowych plikach.

Dzisiaj proces chodzi w tle i nikt go nie dogląda. Faktura przychodzi mailem, w ciągu kwadransa jest już na Dysku pod właściwą datą i numerem, a jej dane są w bazie. Struktura folderów na kolejne miesiące powstaje sama. Nikt nie pobiera załączników ręcznie i nikt nie zastanawia się, jak nazwać plik.

Co z tego wyszło

Ręczne pobieranie i opisywanie faktur zniknęło z listy zadań. Wyszukanie dokumentu to dziś zapytanie do bazy, a nie przeglądanie folderów. Dane z faktur da się wreszcie zestawiać i sumować, bo leżą w bazie, a nie tylko w PDF-ach. Nie prowadziliśmy tu pomiaru przed i po, więc nie będziemy podawać żadnych procentów oszczędności. Efekt jest prosty i widać go gołym okiem: powtarzalna praca administracyjna przestała zajmować czyjkolwiek czas.

Co zrobilibyśmy inaczej

Wąskim gardłem nie była technologia, tylko lista dostawców. Rozpoznawanie faktury po nadawcy jest proste i szybkie, ale wystarczy, że dostawca zmieni adres wysyłki albo dojdzie nowy kontrahent, i dokument przelatuje obok automatu. Następnym razem od pierwszego dnia dokładamy kolejkę dokumentów niepewnych, do ręcznego potwierdzenia, zamiast opierać się wyłącznie na znanych nadawcach. Druga rzecz to skany i faktury w postaci obrazka. Zajęliśmy się nimi później, niż powinniśmy, a to one generują najwięcej problemów przy odczycie. Trzecia sprawa to uprawnienia do skrzynki i dysku firmowego. To temat, który trzeba domknąć na pierwszym spotkaniu, bo potrafi zatrzymać cały wdrożeniowy dzień.