Cold mailing agencji B2B przeniesiony do n8n, żeby zespół mógł go zmieniać sam

Kto to był i co go bolało

Klient prowadzi agencję B2B i pozyskuje klientów zimnym mailingiem. Kontakty trzymał w HubSpocie, ale sama wysyłka odbywała się poza nim, więc każda kampania zaczynała się od kopiowania danych do arkusza. Potem ktoś z zespołu ręcznie podmieniał imię, nazwę firmy i branżę w treści, a następnie wysyłał to ze zwykłej skrzynki. Przy stu kontaktach schodziły na to godziny.

Efekt był słaby z kilku powodów naraz. Wszyscy dostawali w praktyce tę samą wiadomość, bez względu na branżę, wielkość firmy czy etap rozmowy, więc odzew był niski. Nie było też żadnego mechanizmu sprawdzania odpowiedzi, przez co osoby, które już odpisały, dostawały kolejne przypomnienia. To jest najgorszy możliwy scenariusz w zimnym mailingu, bo psuje właśnie tę relację, którą udało się nawiązać. Do tego nikt nie wiedział, ile maili zostało otwartych i które tematy działają, więc nie dało się niczego poprawiać.

Klient postawił jeden twardy warunek: rozwiązanie ma być bez kodu. Chciał móc sam zmieniać treści, kolejność i warunki, bez proszenia kogokolwiek o pomoc.

Co zrobiliśmy

Cały przebieg zbudowaliśmy w n8n, właśnie ze względu na ten warunek. Zaczyna się od HubSpota - automatyzacja pobiera kontakty z wybranych list według kryteriów takich jak branża, wielkość firmy czy status, i od razu odsiewa tych, którzy dostali już wiadomość albo odpisali.

Treść powstaje z szablonów z podstawianymi zmiennymi: imieniem, nazwą firmy, branżą. Wysyłka idzie przez AWS SES z własnej domeny, z rotacją adresów nadawczych, bo to ma bezpośrednie przełożenie na to, czy wiadomość w ogóle dotrze. Sekwencja ma trzy etapy: pierwsza wiadomość z propozycją wartości, przypomnienie po trzech dniach oparte na przykładzie wdrożenia i wiadomość zamykająca po siedmiu dniach. Każdy etap ma własny szablon, bo trzecia wiadomość nie może brzmieć jak powtórka pierwszej.

Najważniejszym elementem okazało się wykrywanie odpowiedzi. Automatyzacja sprawdza, czy kontakt odpisał - przez zdarzenie z zewnątrz albo przez cykliczne odpytanie. Jeśli tak, status w HubSpocie zmienia się automatycznie, a kontakt wypada z dalszych wiadomości. Jeśli nie, sekwencja leci dalej.

Jak to działa dzisiaj

Zespół sprzedaży ustawia listę w HubSpocie i to w zasadzie cała jego robota przy uruchomieniu kampanii. Reszta dzieje się sama: pobranie kontaktów, budowa treści, wysyłka, odczekanie trzech i siedmiu dni, sprawdzenie odpowiedzi, aktualizacja statusu. Odpowiedzi wracają do skrzynki handlowca i to jedyne miejsce, w którym potrzebny jest człowiek.

Budowa zajęła siedem dni. Dwa poszły na analizę procesu, mapowanie segmentów i konfigurację domen nadawczych. Trzy na zbudowanie przebiegu i przetestowanie wszystkich ścieżek warunkowych. Dwa ostatnie na wysyłkę do małej grupy prawdziwych kontaktów, obserwację dostarczalności, porównanie tematów wiadomości i przeszkolenie zespołu.

Co z tego wyszło

Sekwencja przypomnień działa automatycznie w trzech krokach, bez pilnowania kalendarza przez człowieka. Wykrywanie odpowiedzi zamyka najbardziej kosztowny błąd poprzedniego procesu, bo nikt, kto odpisał, nie dostaje już kolejnej wiadomości. Wysyłka przez AWS SES z własnej domeny podniosła dostarczalność względem zwykłej skrzynki. A dzięki temu, że całość stoi bez kodu, zespół modyfikuje treści i warunki samodzielnie, bez angażowania programistów - to był warunek brzegowy projektu i został spełniony.

Co zrobilibyśmy inaczej

Wykrywanie odpowiedzi przez cykliczne odpytywanie jest wygodne w budowie, ale przy większym wolumenie robi się nieprecyzyjne i kosztowne. Następnym razem od początku stawiamy to wyłącznie na zdarzeniach przychodzących, a odpytywanie zostawiamy jako rozwiązanie awaryjne.

Druga rzecz to rozgrzewanie domeny. Zajęliśmy się tym równolegle z budową, a powinno ruszyć na kilka tygodni przed pierwszą kampanią, bo świeża domena nadawcza ma gorszy start niezależnie od tego, jak dobrze jest skonfigurowana. Trzeci wniosek dotyczy analityki. Brak danych był jedną z bolączek, od których zaczynaliśmy, a mimo to pomiar otwarć i odpowiedzi wpięliśmy na końcu. Przy kolejnym takim wdrożeniu zbieranie tych danych jest pierwszym elementem, jaki uruchamiamy, bo bez niego porównywanie tematów wiadomości to zgadywanie.