Baza niemieckich instalatorów klimatyzacji zbudowana od zera pod eksport

Kto to był i co go bolało

Klient to polski dystrybutor B2B z branży HVAC - sprzedaje akcesoria montażowe do klimatyzacji. W kraju radził sobie dobrze i chciał wejść z tym samym asortymentem na rynek niemieckojęzyczny. Sprzedaż eksportowa już wtedy istniała, ale działała przypadkiem: ktoś trafił na ofertę, kupił raz i znikał. Nie było ani powtarzalnego klienta, ani powtarzalnego sposobu na jego znalezienie.

Odbiorca, którego szukaliśmy, jest bardzo konkretny. To mały albo średni instalator klimatyzacji, który dodatkowo sprzedaje przez internet - własnym sklepem albo kontem na dużej platformie handlowej. Duże hurtownie odpadały, bo mają własne kanały zakupu. Jednoosobowe ekipy montażowe bez sprzedaży online też, bo biorą za małe ilości. Trafienie w ten wąski pas wymagało czegoś więcej niż wpisania branży w wyszukiwarkę firm.

Do tego doszła sprawa wiarygodności danych. Handlowiec, który dostaje listę z martwymi adresami, przestaje jej ufać po dwóch dniach i wraca do swoich metod. Bez weryfikacji maili i numerów rejestrowych cała robota poszłaby do kosza. Ostatni problem był czysto techniczny: te same firmy siedzą w kilku kanałach naraz, mają własny sklep i jednocześnie konto na platformie, więc powtarzały się na liście pod różnymi nazwami.

Co zrobiliśmy

Pierwszym krokiem była szczegółowa persona zakupowa, rozpisana od razu z frazami w języku niemieckim, bo to one decydują o tym, czy w ogóle znajdziemy właściwe firmy. Do persony dołożyliśmy prostą rubrykę punktacji A, B i C, żeby każda pozyskana firma miała jasną etykietę dopasowania, a nie tylko wpis w tabeli.

Pozyskiwanie i scalanie danych zrobiliśmy w Pythonie. Część firm przyszła z API platform handlowych, część z kontrolowanego pobierania danych z niemieckich sklepów internetowych. Potem szła deduplikacja i odsiew podmiotów, które formalnie sprzedają na tym rynku, ale wysyłają towar skądinąd - dla klienta nie miały wartości.

Kolejna warstwa to wzbogacanie i weryfikacja. Dociągaliśmy dane rejestrowe, w tym numer VAT, i sprawdzaliśmy adresy e-mail, także te imienne, żeby wiadomość nie szła w próżnię. Do każdej firmy dopisywaliśmy powód kontaktu i gotowy pierwszy akapit wiadomości, oparty na tym, co ta konkretna firma sprzedaje. Wszystko trafiało do arkusza, a cały przebieg chodził cyklicznie na dedykowanym hoście.

Dostawę rozbiliśmy na partie. Najpierw poszła darmowa próbka pokazowa, żeby klient zobaczył, jak wyglądają rekordy i czy zgadza się z naszym rozumieniem jego idealnego klienta. Po akceptacji ruszyły kolejne partie po kilkaset zweryfikowanych firm.

Jak to działa dzisiaj

Handlowiec eksportowy otwiera arkusz i widzi firmę, jej kanał sprzedaży, dane rejestrowe, adres kontaktowy, ocenę dopasowania i powód, dla którego w ogóle warto się odezwać. Nie musi już zgadywać, czy trafił na hurtownię, czy na jednoosobowy montaż. Praca po jego stronie zaczyna się od pisania wiadomości, a nie od szukania adresata.

Całość zamknęła się w kilku dniach. To był świadomy wybór modelu pracy - zamiast budować klientowi narzędzie do samodzielnego szukania, dostarczyliśmy gotowy, zweryfikowany materiał w partiach, które da się od razu obdzwonić.

Co z tego wyszło

Klient dostał ponad 580 zweryfikowanych firm B2B z rynku niemieckiego. 94 procent z nich ma adres e-mail, a 516 firm ma potwierdzony numer VAT, czyli USt-IdNr. Każdy rekord ma ocenę dopasowania do profilu w skali A, B lub C, więc kolejność kontaktu jest oczywista jeszcze przed pierwszym telefonem.

Ważniejsze od samej liczby jest to, że sprzedaż eksportowa przestała być loterią. Wiadomo, kto jest klientem, gdzie go szukać i jak wygląda dobry rekord.

Co zrobilibyśmy inaczej

Nie doceniliśmy deduplikacji. Scalanie po nazwie firmy wyglądało rozsądnie, dopóki nie okazało się, że ta sama spółka występuje na platformie pod nazwą sklepu, a we własnym serwisie pod nazwą rejestrową. Następnym razem od pierwszego dnia scalamy po numerze rejestrowym i domenie, a nazwę traktujemy tylko jako etykietę.

Druga rzecz to adresy ogólne kontra imienne. Rozdzieliliśmy je zbyt późno, a to zupełnie inna jakość kontaktu - wiadomość na skrzynkę ogólną i wiadomość do konkretnej osoby wymagają innej treści i innych oczekiwań co do odzewu. Trzecia sprawa dotyczy próbki: pokazaliśmy ją klientowi po zbudowaniu pierwszej pełnej partii, a powinniśmy po pierwszych kilkudziesięciu rekordach. Wcześniejsza informacja zwrotna o profilu klienta oszczędziłaby nam jednego pełnego przebiegu weryfikacji.